Actions de profil

L'accès aux actions dépend des autorisations attribuées à l'utilisateur.

Les actions du profil sont exécutées à l'aide de liens dans la Toolbox. Chaque action effectuée est enregistrée dans l'infobox, ce qui permet d'avoir une vue d'ensemble détaillée des activités réalisées avec le profil et d'être informé des activités à venir.

La Toolbox est structurée en deux niveaux. Le premier permet un accès rapide aux actions les plus fréquemment utilisées. Le second affiche toutes les actions disponibles. Les actions répertoriées dans l'accès rapide peuvent être définies à l'aide du lien modifier les raccourcis. Elles peuvent être ordonnées, supprimées ou ajoutées à l'accès rapide à l'aide d'icônes.

Si une action est effectuée dans une vue d'ensemble des profils, le profil sera sélectionné automatiquement. Si l'action est effectuée à partir de la liste des profils, le profil peut être sélectionné en premier lieu à gauche de son nom ou sélectionné ensuite dans la boîte de dialogue.

Ajouter un profil

Ouvre un formulaire permettant d'ajouter un profil à la base de données. En savoir plus sur l'ajout de profils.

Activer/Désactiver le profil

Active et désactive les profils. Les profils actifs sont affichés avec un point vert, les profils inactifs avec un point rouge.

Mémoriser le profil

Ajoute un profil à l'onglet des signets de l'utilisateur.

Supprimer le profil

Supprime définitivement le profil.

Exportat profils

Les données de profil peuvent être exportées dans des fichiers de différents formats. Les données à exporter sont définies à l'aide de modèles personnalisables. En savoir plus sur l'exportation de profils.

Info

Info permet d'ajouter une note au profil. Elle peut être ajoutée via la toolboxs ou via le lien correspondant dans la section infobox de la vue d'ensemble du profil. Des participants peuvent être ajoutés en haut de la page ; ils seront informés par courriel de cette action et des commentaires qui y seront ajoutés ultérieurement. L'éditeur permet d'ajouter une note qui peut être formatée. La sélection de l'option Ajout calendrier enverra une invitation dans le calendrier à l'utilisateur effectuant cette action. Le profil dans lequel la note sera ajoutée peut être sélectionné dans le champ Profils.

Une fois enregistrée, l'action d'information sera ajoutée à l'infobox.

Statut

Le lien Statut permet de modifier le statut d'un profil. Des modèles d'e-mails peuvent être utilisés pour informer le profil.

Plusieurs profils peuvent être gérés simultanément dans le formulaire. Tout en affichant le statut actuel, il est possible de sélectionner le nouveau statut. Si un modèle d'e-mail est associé au nouveau statut, il peut être sélectionné dans cette vue. Les courriels peuvent être envoyés immédiatement (par défaut) ou programmés dans le futur en choisissant une date d'envoi.

Sauvegarde & Aperçu permet à l'utilisateur de vérifier et de modifier chaque courriel à envoyer.

Sauvegarde & envoi saute l'étape de vérification et envoie tous les courriels à la date d'envoi définie. Une fois sauvegardée, l'action d'état sera ajoutée à l'infobox, y compris l'e-mail s'il est utilisé.

Attribuer

Le lien Attribuer permet d'attribuer le profil à un recruteur.

L'utilisateur auquel le profil doit être attribué est spécifié dans le champ A. Des participants peuvent être ajoutés à ce moment-là ; ils seront informés par courrier électronique de cette action et des commentaires qui y seront ajoutés ultérieurement. Le champ Description permet de laisser des informations concernant l'attribution. Le profil à attribuer peut être sélectionné dans le champ Profils.

Attribuer (entité)

Cliquer sur Attribuer (entité) permet d'attribuer le profil à une entité.

Des participants peuvent être ajoutés ; ils seront informés par courrier électronique de cette action et des commentaires qui y seront ajoutés ultérieurement. L'entité à laquelle le profil doit être attribué peut ensuite être sélectionnée. Le champ Description permet de laisser des informations concernant l'attribution. Le profil à attribuer peut être sélectionné dans le champ Profils.

Candidature

Le lien Candidature est utilisé pour informer manuellement qu'un profil a postulé à un emploi.

La date et l'heure de la demande sont définies en haut. Des participants peuvent être ajoutés ; ils seront informés par courriel de cette action et des commentaires qui y seront ajoutés ultérieurement. Le champ Description permet de laisser des informations concernant la demande.

Le profil qui a postulé peut être sélectionné dans le champ Profils, ainsi que le job auquel il a postulé. Si un besoin est lié au job, il sera automatiquement renseigné.

Vider données

Le lien Vider données est utilisé pour supprimer des données d'un profil afin de se conformer à la réglementation, sans les supprimer complètement. Les données restantes peuvent être définies dans les paramètres.

Statut RGPD

Le lien de statut RGPD est utilisé pour mettre à jour le statut d'un profil concernant son consentement à stocker ses données. La fonction RGPD peut être activée dans les paramètres. Une fois le statut sélectionné, des modèles d'e-mails sont proposés pour informer le profil.

Les statuts suivants peuvent être définis:

1. Attente de consentement - le profil doit confirmer son consentement dans un délai défini, faute de quoi ses données seront vidées. Un courriel de demande de consentement doit être envoyé.
2. Consentement donné - le profil a donné son consentement pour un nombre de jours défini, il devra être renouvelé avant l'expiration pour éviter que ses données ne soient vidées. Un courriel de confirmation doit être envoyé au profil.
3. Consentement refusé - le profil a refusé de donner son consentement, ses données seront vidées immédiatement. Aucun courriel ne doit être envoyé

Profil de besoin

Le lien Profil vers besoin permet d'affecter un profil à un besoin. S'il est effectué par un utilisateur responsable du besoin, le profil sera sélectionné. Si un autre utilisateur est responsable du besoin, le profil sera seulement suggéré. L'utilisateur responsable du besoin est notifié et peut sélectionner ou rejeter la suggestion.

La boîte de dialogue permet de filtrer et de choisir les besoins auxquels le profil doit être affecté. Elle affiche également les besoins sur lesquels le profil est déjà affecté. Un message peut être ajouté avant de confirmer.

Les affectations sont affichées dans la section des besoins des profils comme étant déjà attribuées.

Entretien

Entretien permet d'effectuer un entretien avec le profil sélectionné.

Dans la boîte de dialogue, l'utilisateur peut saisir les détails de l'entretien et envoyer un courriel pré-rédigé au candidat. À ce stade, les informations seront enregistrées dans Unatrix, le candidat recevra un courriel contenant les détails, et la date et l'heure de l'entretien seront ajoutées au calendrier de l'intervieweur, s'il est sélectionné.

L'entrée créée dans l'Infobox peut être modifiée à tout moment pour inclure des informations supplémentaires, telles que le salaire ou l'évaluation. L'entrée de l'entretien peut également être modifiée, reportée ou annulée, et toute mise à jour sera automatiquement reflétée dans le calendrier de l'intervieweur, le cas échéant.

Un formulaire spécifique permet d'ajouter des commentaires après l'entretien. Il est disponible via le lien correspondant dans l'infobox et dans l'invitation au calendrier envoyée à l'intervieweur.

Envoyer le profil

Envoyer le profil est utilisé pour envoyer un profil à un client, ou simplement pour l'informer qu'il a été envoyé. La date et l'heure d'envoi du profil peuvent être définies. Il est possible d'ajouter des participants, qui seront informés par courriel de cette action et des commentaires qui y seront ajoutés ultérieurement. Il est possible de sélectionner plusieurs profils et plusieurs téléchargements sont disponibles à envoyer. Des modèles d'exportation peuvent également être utilisés à cette étape. Le besoin et le contact peuvent ensuite être sélectionnés.

Les validités, qui permettent aux utilisateurs de s'informer sur le résultat de l'action, peuvent être personnalisées dans les paramètres avec les autorisations appropriées.

Un modèle d'e-mail peut alors être sélectionné et édité pour être envoyé au client.

Validation

Le validation est utilisée pour recueillir un retour des autres utilisateurs sur les profils.

Les collègues qui doivent envoyer un retour d'information doivent être ajoutés aux Participants. Une description peut être ajoutée pour plus de détails. Il est possible de sélectionner un ou plusieurs profils pour lesquels un retour d'information est demandé.

Les utilisateurs concernés peuvent donner leur avis par le biais de valeurs qui peuvent être définies dans les paramètres.

Catégorie

Le lien Catégorie permet de modifier la catégorie des profils.

Des participants peuvent être ajoutés ; ils seront informés par courrier électronique de cette action et des commentaires qui y seront ajoutés ultérieurement. La nouvelle catégorie doit être sélectionnée. Une description peut être ajoutée pour plus de détails. Il est possible de sélectionner un ou plusieurs profils auxquels la catégorie sera appliquée.

Actions personnalisées

Des actions personnalisées peuvent être ajoutées dans les paramètres pour couvrir les processus récurrents de l'entreprise, comme les réunions de qualification. Ils apparaîtront dans la boîte à outils si l'utilisateur y a accès.