Anfragen-Export

Die Daten der Anfragen können in Dateien mit verschiedenen Formaten exportiert werden. Die zu exportierenden Daten werden über anpassbare Vorlagen definiert.

Der Anfragenexport ist über die Toolbox verfügbar. Beim Zugriff über die Listenansicht muss die zu exportierende Anfrage zuerst ausgewählt werden.

Templates

Die Templates sind entweder allgemein, für alle, die über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, oder individuell, nur für den Benutzer zugänglich. In dem Dialog können Benutzer Profile mit Vorlagen im .docx- oder .pdf-Format exportieren.

Templates erstellen und verwalten

Das Erstellen neuer Templates kann über die Links oben im gewünschten Format erfolgen. Unatrix bietet einen integrierten Vorlageneditor für PDF-Vorlagen. Vorlagen für .docx müssen in einer externen Software (MS Word oder Open Office) erstellt und hochgeladen werden. Vorhandene Vorlagen können über die Icons neben den Namen bearbeitet oder gelöscht werden.

DOCX-Template

Dieses Format wird hauptsächlich für den Export von einzelnen Anfragen verwendet, z. B. für die Beschreibung von Anfragen, die an Bewerber gesendet werden sollen. Sie können nach dem Export bearbeitet werden.

Fährt man die Maus auf +docx, kann eine Vorlage heruntergeladen werden, die alle verfügbaren Platzhalter enthält. Diese Platzhalter werden durch den entsprechenden Inhalt der exportierten Anfrage ersetzt. Sie können in die Zielvorlage kopiert/eingefügt werden. Abschnitte mit mehreren Einträgen wie z. B. Aktionen müssen mit Lesezeichen markiert werden, die in der heruntergeladenen Vorlage z. B. über die Funktion Lesezeichen einfügen in beispielsweise MS Word zu finden sind.

Felder, die in Editoren innerhalb von Unatrix formatiert werden können, übernehmen das Standard-Schriftformat der Vorlage, die in der externen Anwendung bearbeitet werden kann.

Über einen Klick auf +docx kann der Name der Vorlage festgelegt, die Struktur des Dateinamens der Exporte definiert und die vorbereitete Vorlage hochgeladen werden.

Nach dem Speichern kann die Vorlage für den Export von Anfragendaten verwendet werden.

PDF-Vorlage

Dieses Format wird hauptsächlich für den Export von einzelnen Anfragen verwendet, z. B. für die Beschreibung von Anfragen, die an Bewerber gesendet werden. Sie können nach dem Export nicht mehr bearbeitet werden. Der Link +pdf führt zu einem integrierten Vorlageneditor. Mit diesem Editor kann die Vorlage definiert werden, indem Felder ausgewählt werden, die in Abschnitten auf der rechten Seite gruppiert sind und als Blöcke in der Vorlage erscheinen.

Die Größe der Blöcke kann an die Vorlage angepasst werden. Bei einem Klick auf die Blöcke, kann das Textformat mit den oben genannten Optionen angepasst werden.

Der Name der Vorlage und die Struktur des Dateinamens der Exporte können oben rechts festgelegt werden. Nach dem Speichern kann die Vorlage für den Export von Anfragendaten verwendet werden.