Kommunikation

E-Mail Templates

E-Mail-Templates können verwendet werden, um mit Profilen und Kunden bei verschiedenen Aktionen und Änderungen innerhalb der Anwendung zu kommunizieren. Platzhalter vervollständigen den Text automatisch mit den entsprechenden Informationen, und die Benutzer können den Text vor dem Senden bearbeiten. E-Mail-Templates ermöglichen es, Zeit zu sparen und die Konsistenz in der Kommunikation zu wahren.

Zugriff E-Mails

E-Mail-Vorlage, die verwendet wird, wenn Anmeldungsinformationen an Benutzer gesendet wird.

Weitere Informationen zu den Platzhaltern:

• Anrede - über das Stiftsymbol können verschiedene Anreden abhängig vom Geschlecht des Benutzers definiert werden.
• URL - Internetadresse der Unatrix-Instanz.
• Signature - Unterschrift des Benutzers, der die Anmeldeinformationen an den Empfänger sendet.

Hinzufügen eines neuen E-Mail-Templates

Die Links zum Hinzufügen neuer Vorlagen sind am Ende der Liste nach Typ getrennt. Nachfolgend werden die Unterschiede zwischen den Typen und deren Erstellung erläutert.

Interview / Status

Sie sind mit Profilen verknüpft und beziehen sich auf Statusänderungen und Interviews. Bei der Erstellung einer E-Mail-Vorlage ist es notwendig, diese mit bestimmten Status oder Phasen des Interviews zu verbinden. Sobald eine solche Statusänderung im Profil eintritt, wird dem Benutzer, der die Änderung vornimmt, die zugehörige E-Mail-Vorlage vorgeschlagen.

Tipps zur E-Mail-Vorlage:

• Anrede - Über das Stiftsymbol können verschiedene Anreden abhängig vom Geschlecht des Benutzers definiert werden.
• URL - Internetadresse der Unatrix-Instanz.
• Unterschrift - Unterschrift des Benutzers, der die E-Mail an das Profil sendet.
• Interviewer (intro) - Über das Stiftsymbol können verschiedene Anreden abhängig vom Geschlecht des Benutzers definiert werden.
• Attachments - Hochgeladene Dateien werden an jede E-Mail angehängt.

Profil angeboten

Diese E-Mail-Vorlagen sind mit der Aktion Profil angeboten verknüpft. Verfügbare E-Mail-Vorlagen werden dem Benutzer, der diese Aktion ausführt, vorgeschlagen und können an Kunden gesendet werden.

Tipps zur E-Mail-Vorlage:

• Anrede - Über das Stiftsymbol können verschiedene Anreden abhängig vom Geschlecht des Benutzers definiert werden.
• Anfrage-ID - ID der Anfrage, die mit der Aktion verknüpft ist.
• Unterschrift - Unterschrift des Benutzers, der die E-Mail an den Kunden sendet.

Validität

Diese E-Mail-Templates können verwendet werden, wenn die Validität einer Aktion geändert wird. Die verfügbaren Vorlagen können in den Aktionseinstellungen ausgewählt werden.

DSGVO (Profile/Kontakte)

DSGVO-Vorlagen helfen bei der Kommunikation zur Datenverarbeitung, sowohl für Profile als auch für Kunden. Es können Vorlagen für die Einholung der Zustimmung und für die Bestätigung des Erhalts der Zustimmung definiert werden.

Verteiler-Listen

Verteiler-Listen können verwendet werden, um mehrere Benutzer auf einmal in verschiedene Aktionen einzubeziehen, anstatt jeden einzelnen manuell einzugeben.

Hinzufügen einer neuen Verteiler-Liste

Neue Verteilerlisten können durch +Neu erstellt werden. Nachdem der Name der Liste festgelegt wurde, können Mitglieder ausgewählt werden. Es können nur Benutzer mit einem Konto in Unatrix hinzugefügt werden.

E-Mail Settings

Mit diesen Einstellungen kann der E-Mail-Versand in der Anwendung konfiguriert werden. Um sicherzustellen, dass E-Mails in Unatrix von der Domäne des Unternehmens gesendet werden, sollten die im Screenshot gezeigten Schritte ausgeführt werden:

Wenn diese Einstellungen vorgenommen wurden, werden alle E-Mails von der angegebenen Domäne aus versandt, was die Professionalität und Konsistenz verbessert. Wenn Benutzer ihre E-Mail-Adressen in den Signaturen mit einer hier verifizierten Domäne angegeben haben, werden E-Mails wie Benachrichtigungen über Interviews von der E-Mail-Adresse des Benutzers und nicht von einer allgemeinen Unatrix-Domäne gesendet.

Sobald alle Details eingegeben sind, können die E-Mail-Einstellungen über Test-E-Mail senden getestet werden. Nach einem erfolgreichem Test, kann die Konfiguration durch Speichern angewandt werden.