Was sind die 9 Schlüsselkriterien für ein E-Recruiting System für Personaldienstleister?

Eine Recruiting Software muss heute viele Ansprüche erfüllen. Wenn ein Unternehmen sich für ein neues System entscheidet, sind hierbei oft verschiedene Personen mit unterschiedlichen Interessen involviert, z.B. Recruiter, Vertriebler, IT und Geschäftsführung. Die Software-Anbieter sehen sich dann oft mit umfangreichen Anforderungen und Lastenheften konfrontiert, die kaum ein System zu einem erschwinglichen Preis erfüllen kann. Was aber macht nun wirklich ein sinnvolles System aus, mit dem vor allem die Anwender, also die Recruiter und Vertriebler strukturiert arbeiten können?

Elementare Voraussetzungen sind in unseren Augen, dass die Anwendung benutzerfreundlich angelegt ist und auf modernen Technologien basiert. Ohne diese Aspekte kann heute kein System mehr erfolgreich am Markt bestehen. Im einzelnen kann man jedoch durchaus harte Kriterien festhalten, die ein geeignetes Recruiting Tool erfüllen sollte:

1. Benutzerfreundlichkeit

Recruiting-Systeme sind komplexe Anwendungen, die für den Anwender intuitiv erfassbar sein müssen. Hierzu gehört eine einfache Bedienung wie auch eine logische Anordnung der Funktionalitäten. Sind diese Voraussetzungen gegeben, steigen die Akzeptanz und Produktivität der Benutzer.

2. Web-basiert

Ein modernes E-Recruiting-System sollte in jedem Fall web-basiert sein. Dabei ist es egal, ob es sich um eine On-Premise-Installation auf einem Server der Personalberatung handelt oder um eine SaaS-Version (Software-as-a-Service), die vom Anbieter gehostet wird. Der Zugriff aller beteiligten Mitarbeiter auf eine zentrale Bewerberdatenbank ermöglicht den Zugriff von verschiedenen Standorten von beliebigen Endgeräten mit Internetzugang. Zudem kann die Software so regelmäßig gewartet und aktualisiert werden.

3. Multi-Channel-Posting

Ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit von Recruitern ist das Publizieren von Stellenprofilen auf verschiedenen Online-Plattformen, um größtmögliche Reichweite zu erhalten. Die Funktion des Multi-Channel-Postings erleichtert es durch die zentrale Steuerung der jeweiligen Konten bei den Jobportalen, direkt aus dem System heraus auf den verschiedenen Kanälen zu posten und dadurch viel Zeit zu sparen.

4. Parsing

Beim CV-Parsing handelt es sich um das automatische Einlesen von Lebensläufen und Zeugnissen. Im Anschluss können die Unterlagen im gewünschten Format extrahiert, bearbeitet und bewertet werden. Dies erspart den Bearbeitern viel Zeit bei der Datenerfassung und reduziert zudem die Fehlerhäufigkeit, die sich bei der manuellen Eingabe von Bewerberdaten ergibt.

Matching-Prozess mit Unatrix

5. Matching

Das Matching zwischen den Bewerbern in der Profil-Datenbank und den Kundenanfragen ist einer der Kernprozesse im E-Recruiting. Hierbei ist es wichtig, dass relevante Kompetenzen in den Bewerbungsunterlagen erkannt und bei der Suche berücksichtigt werden. Ein dynamischer Kompetenzkatalog, der unterschiedliche, fachspezifische Stichwörter beinhaltet und zudem Synonyme, andere Schreibweisen und Sprachen der gesuchten Stichwörter berücksichtigt, kann hier den entscheidenden Vorteil bringen.

6. Talent Pools

 Nur weil eine Stelle nur mit einem Bewerber besetzt werden kann, heißt das nicht, dass die anderen Kandidaten nicht auch wertvolles Humankapital darstellen. In Zeiten, in denen es immer weniger qualifiziertes Personal für die zu besetzenden Jobs gibt, sollte man dieses Potenzial nicht mit einer Absage verschenken, sondern sie – mit ihrer Einverständnis – in einen Talent Pool überführen. So können sie für spätere Stellenausschreibungen wieder herangezogen werden. Hier macht es Sinn, das eigene Recruiting System mehr wie eine CRM-Software zu nutzen und die Pool-Mitglieder regelmäßig mit Updates zu versorgen, um den Kontakt nicht abflauen zu lassen.

7. CRM

Mit dem Bewerbermanagement bilden Personalberater ihre Rekrutierungsprozesse ab. Mindestens ebenso wichtig ist jedoch der Kontakt und Austausch mit dem Auftraggeber, also dem Unternehmen für das rekrutiert wird. Über das CRM kann der Recruiter von seinem Auftraggeber Anforderungsprofile erhalten und ihm im Gegenzug passende Kompetenzen für die zu besetzende Position vorschlagen.

8. Berichte/Reportings

Echtzeitstatistiken in Unatrix

Ein Personaldienstleister muss in gewisser Hinsicht auch an den Vertrieb denken. Mit sinnvoll strukturierten Berichten kann das Bewerbermanagementsystem hierbei unterstützen. Man kann somit beispielsweise schnell erfassen, wie viele Bewerbungen eingegangen sind, wie viele Interviews und Kundentermine daraus geworden sind und wie viele Projekte damit am Ende gewonnen wurden.

9. Kommunikationshistorie

Damit Bewerber und Auftraggeber nicht doppelt angeschrieben werden oder gar vergessen werden, ist es wichtig, die Interaktionen mit den jeweiligen Akteuren festzuhalten und für alle Mitarbeiter zugänglich zu machen. Dadurch werden Prozesse für alle Mitarbeiter nachvollziehbar und transparent. Dies geschieht klassisch in der Profilhistorie. In ausgereiften Systemen ist es zudem möglich, Bewerber automatisiert nach selbstgewählten Fristen z.B. mit vordefinierten Email-Vorlagen anzuschreiben.

Durch unsere jahrelange Branchenerfahrung und den regelmäßigen Kontakt zu Personaldienstleistern konnten wir diese Kriterien als wesentlichen Bestandteil einer geeigneten Recruiting Software identifizieren. Unatrix ist daher ein langfristig erprobtes System, das sich selbst sehr hohe Standards setzt. Sollten Sie Fragen oder Anregungen hierzu haben, freuen wir uns auf Ihr Feedback unter +49 89 287 2477 0 oder unter info@unatrix.com.