Unatrix aide à la mise en œuvre du RGPD

À compter du 25.05.2018, les entreprises qui collectent des données à caractère personnel de citoyens de l’UE seront tenues de mettre en œuvre le nouveau règlement général sur la protection des données (RGPD).
La nouvelle loi a été adoptée afin d’améliorer les droits des citoyens et la protection de leurs données.
Vous trouverez la version complète en ligne.

En conséquence, le nouveau règlement a un impact majeur sur la gestion des candidats, pour laquelle les données à caractère personnel sont enregistrées et transmises.
À cet effet, les entreprises devraient avant tout respecter les droits nouvellement définis des candidats. Le texte qui suit décrit les droits et mesures les plus importants qu’il convient de prendre. Unatrix offre, pour ce faire, différentes fonctionnalités qui simplifient l’exécution de ces mesures.

Les candidats sont en droit d’être informés

Lorsque vous collectez et traitez des données à caractère personnel, vous êtes tenus à une obligation d’information vis-à-vis des profils.

Votre déclaration de confidentialité constitue le moyen le plus efficace pour y parvenir. Elle doit comporter un aperçu simple et clair de la façon dont vous traitez les données.
Pour les candidatures en ligne, la déclaration de confidentialité doit être facile à trouver et être impérativement confirmée.
Si vous collectez vous-mêmes les données des candidats (p. ex. recherche sur les réseaux sociaux), vous devez informer ces profils du traitement de leurs données. Il est préférable d’inclure un lien vers votre déclaration de confidentialité lors de l’envoi de cette communication.
Vérifiez le contenu de votre déclaration de confidentialité. Vous trouverez pour ce faire une liste de contrôle des points à respecter.
N’autorisez les candidatures en ligne qu’avec confirmation de votre déclaration de confidentialité.

Unatrix vous permet de définir un statut dans le cadre duquel les profils que vous avez trouvés vous-même reçoivent un courriel. Ce courriel a pour objet d’informer du traitement des données et d’y inclure un lien vers votre déclaration de confidentialité.

Les candidats sont en droit d’accéder à leurs données.

Le RGPD stipule que vous êtes tenus de fournir gratuitement, sur demande, un accès ou une copie des données enregistrées à vos candidats.

Ces données doivent par ailleurs être mises à la disposition du candidat sans délai.

Unatrix permet d’envoyer un accès aux candidats. Toutefois, ce processus serait lié à des frais supplémentaires et à des coûts de licence.
Nous conseillons en conséquence de créer un modèle d’exportation de profils (docx ou pdf), grâce auquel vous pouvez exporter et envoyer ses données à caractère personnel à un candidat sur sa demande.

Les candidats sont en droit de corriger leurs données

Si un candidat souhaite corriger ses données à caractère personnel, ceci doit être effectué immédiatement.

Avec un accès direct à Unatrix, un candidat peut actualiser ses données lui-même.
Dans le cas contraire, votre équipe peut bien entendu, sur demande d’un candidat, traiter à tout moment les données de candidature concernées.

Les candidats sont en droit de demander la suppression de leurs données

Les candidats sont en droit de demander la suppression de leurs données à caractère personnel.

Unatrix offre, outre la suppression complète, la possibilité de « vider » également un profil pour lequel une sélection de champs peuvent subsister. Ainsi, p. ex. en cas de nouvelle candidature, les actions antérieures peuvent être retracées grâce à l’adresse mail.

Les données à caractère personnel doivent également être effacées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires. Ceci laisse bien entendu une certaine marge de manœuvre pour les interprétations.

Tout d’abord, nous pouvons vous proposer un script pour votre base de données afin de supprimer les candidats pour lesquels aucune entrée infobox n’a plus été saisie depuis un certain temps.

Si vous souhaitez à l’avenir « vider le profil » d’un candidat après des délais définis, ceci peut être effectué automatiquement dans Unatrix après un changement de statut.
Un courriel peut également être envoyé automatiquement après un certain nombre de jours. Ceci peut être utilisé pour tenir les candidats au courant et pour prolonger le délai avant la suppression.

Toutefois, les processus automatisés représentant également un danger pour votre base de données, nous recommandons d’utiliser tout d’abord la désactivation des profils dans Unatrix en tant que stade préliminaire à la suppression.
Dans Unatrix, vous pouvez installer un compteur de jours pour la désactivation automatique. Ce compteur sera prolongé en cas d’actions en cours avec les candidats. Un candidat peut également être désactivé via un statut (p. ex. « refusé »).
Les profils inactifs doivent alors être examinés à intervalles réguliers. Unatrix vous permet de supprimer, vider ou réactiver jusqu’à 100 profils par page.

Nous espérons que ces explications et descriptions des fonctionnalités vous aideront à mettre en œuvre le nouveau RGPD. Nous nous tenons bien entendu à votre entière disposition pour répondre à d’autres questions d’ordre fonctionnel.