Créer un profil

Lors de la création d’un profil, les champs relatifs aux données personnelles sont affichés. Les champs obligatoires sont le nom et le prénom.

L’utilisateur peut dans cette étape ajouter un fichier et l’analyser avec la fonction « Scan ». Le système proposera des données personnelles identifiées qui pourront être corrigées en cas d’erreur. Après la sauvegarde, les qualifications seront également identifiées et ajoutées. Les autres sections ne peuvent être modifiées qu’après la sauvegarde des données personnelles.

Importer des profils

Plusieurs profils peuvent être importés et scannés.

(Dés)activer des profils

Les profils peuvent être activés ou désactivés manuellement. Lors d’une déactivation, les profils gardent toutes leurs informations, mais ne seront pas pris en compte lors du matching. Les candidats peuvent aussi être désactivés automatiquement après un certain nombre de jours. Ce compteur est mis à jour dans l’infobox par de nouvelles entrées de processus. Ce paramètre doit être déterminé par l’admin dans la zone backend.

Assigner profil

Les profils peuvent être suggérés ou sélectionnés pour un besoin. Cette information est ensuite affichée dans la section « Sélection – Matching » des profils sous « Déjà assignés ».

Mémoriser profil

Les profils choisis peuvent être ajoutés dans la liste des signets (liste des favoris).

Supprimer le profil

Les profils peuvent être supprimés à tout moment par les utilisateurs ayant un niveau de droit suffisant.

Imprimer profil

Les donnés contenu dans les profils peuvent être exportés dans un modèle prédéfini (en .docx ou .pdf) contenant les informations nécessaires. On peut créer plusieurs modèles de profil individuels. Selon le groupe de droits, les utilisateurs peuvent aussi définir voire modifier des modèles existants.

Statut

Le statut correspond au statut actuel du profil dans le processus de candidature. Pour modifier le statut actuel, il suffit de sélectionner les profils concernés, de cliquer sur « Statut » dans la toolbox et de sélectionner le nouveau statut. Pour chaque statut, l’utilisateur peut utiliser des e-mails prédéfinis et les envoyer immédiatement ou à un moment ultérieur aux profils.

En cas de modification du statut, on peut en outre informer des utilisateurs internes ou des groupes d’utilisateurs de ce changement. En cas de besoin, cette option peut être activée par l’admin dans la zone backend.

Entretien

Afin d’organiser un entretien, il suffit de sélectionner le profil du candidat concerné et de cliquer sur « Entretien » dans la toolbox. Dans la fenêtre suivante, on peut saisir les données de l’entretien et envoyer un e-mail prédéfini au candidat. À cette étape, l’information est sauvegardée dans Unatrix, le candidat reçoit un e-mail avec les dates et le rendez-vous est ajouté dans le calendrier de l’interviewer. L’entrée créée de l’infobox peut être modifiée à tout moment pour introduire plus d’informations (par ex. salaire, évaluation). Le rendez-vous peut également être déplacé ou annulé. Ce faisant l’entrée de calendrier est automatiquement mise à jour.

L’interviewer peut aussi, en option, recevoir une copie de l’email en cc. Ces paramètres peuvent être définis par l’admin dans la zone backend.

Trouvé

L’action définit par quel utilisateur le profil correspondant a été trouvé voire « sourcé ». Cette option peut être activée par l’admin dans la zone backend.

Assigner (utilisateur)

Un profil peut à tout moment être assigné à un utilisateur qui suivra son process de recrutement. Ce paramètre peut apparaître comme un champ obligatoire directement lors de la création de profil.

Assigner (unité)

Les profils peuvent être assignés à une unité supérieure. Par exemple, on peut définir comme unité différentes entreprises au sein d’un groupe d’entreprises. Les profils peuvent donc par l’exécution de l’action « Assigner (unité) » dans la Toolbox se voir assigner l’unité correspondante. Dans le filtre, il y a un champ de recherche sous la rubrique statut.

Profile check

Cette action permet de demander à un ou plusieurs utilisateurs si un profil les intéresse. Les possibilités d’évaluation peuvent être définies librement par l’admin dans la zone backend.

Vider profil (protection des données)

Cette action permet de supprimer toutes les données d’un profil, à l’exception de quelques données personnelles qui peuvent être conservées. L’admin peut définir dans la zone backend quelles informations d’un profil seront conservées.

Candidature

En cas de besoin, on peut assigner manuellement un candidat à une offre d’emploi. Les informations sont placées dans l’Infobox du profil et de l’offre d’emploi.

Envoyer profil

Cette action peut être utilisée pour informer de l’envoi d’un profil à un client. Il est également possible de réellement envoyer des profils au client. L’utilisateur peut choisir dans quel format le profil sera envoyé (fichier disponible dans les uploads du profil ou modèle d’export).

Les informations complètes d’un profil sont divisées en sections dans cet aperçu. Un clic sur la section concernée (données personnelles, affiliation, etc.) permet de la faire dérouler. Sur le côté droit des sections, l’utilisateur a la possibilité de modifier les informations et de les compléter.

Dans la section supérieure de cette vue, les Uploads permettent de gérér les fichiers téléchargés en relation avec le profil. On peut aussi télécharger une photo du profil sur la page de gauche.

Le point vert ou rouge au-dessus des Uploads indique si le profil est en ce moment « disponible » (activé) ou « non disponible » (désactivé). Si l’admin a réglé un compteur pour la désactivation automatique dans la zone backend, le moment (en jours) auquel le profil sera automatiquement désactivé sera affiché.

Uploads

Sous « Uploads » on peut télécharger tous les formats habituels tels que .doc, .docx, .pdf, .rtf, html, … La fonction scan permet d’analyser le fichier et d’en extraire les données personnelles du profil ainsi que ses qualifications. La des uploads peut en outre être modifiée par l’utilisateur.

Données personnelles

Ici, on peut sauvegarder les données personnelles d’un profil. Les champs obligatoires sont le prénom et le nom.

Appartenance

Dans cette rubrique, on peut octroyer une description interne à chaque profil. En outre, on peut y choisir un utilisateur responsable de ce profil.

D’autres possibilités telles que « Trouvé » ou « Attribué » sont en option. Ce paramètre peut être activé voire désactivé par l’admin dans la zone backend. Ces données donnent des informations sur l’utilisateur ayant trouvé ce profil et qui est chargé de le suivre lors du process de recrutement.

Statut

Des données telles que catégorie, source, salaire, disponibilité, mobilité et d’autres infos peuvent être complétées ici. Une présélection des sources potentielles (d’où provient le candidat) est déjà préétablie. La liste des sources potentielles peut être adaptée par l’admin dans la zone backend.

Pour la mobilité, on peut entrer des villes + le rayon, des régions et des pays. Unatrix s’appuie sur des données géographiques pour faire la correspondance avec la localisation des besoins.

Qualifications

Les qualifications représentent un résumé des connaissances comme par ex. les compétences, les outils, les langues, etc. et peuvent être pondérées en conséquence.

La connaissance des langues, les compétences et les outils est entrée par des suggestions automatiques basées sur le catalogue de compétences. Si une balise n’est pas disponible, celle-ci peut être entrée par l’utilisateur et confirmée par la touche Entrer. Après la sauvegarde, les nouvelles  balises sont ajoutées dans le catalogue de compétences.

Dans la configuration de base, toutes les balises sont réglées sur minimum, c.à.d. que les connaissances sont existantes. En cliquant une fois sur la balise concernée, celle-ci est remplie à moitié ou complètement quand on clique une seconde fois. Pour les profils, cette action permet de déterminer le niveau de connaissances (par ex. connaissances de base, bonnes connaissances, expert). Grâce aux différentes tailles des caractères, le niveau de connaissances des profils est facilement reconnaissable.

L’expérience totale est calculée sur la base des expériences des projets, mais peut être également entrée manuellement. Si l’expérience cumulée des projets est supérieure à celle ajoutée manuellement, la première est affichée.

La formation est renseignée à partir des données de la section « Formation ».

Formation

Ici on peut entrer plusieurs formations et expériences estudiantines. Pour ajouter une entrée, il suffit d’un clic sur le lien correspondant dans la section (+ formation ou + autre).

Les écoles d’enseignement supérieur ainsi que les filières sont entrées par suggestions automatiques. La liste des divers degrés de formation, qui peuvent être sélectionnés, peut être adaptée par l’admin dans la zone backend.

Expérience de projet

En cliquant sur « + projet » dans la section concernée, on peut entrer les expériences de projet. La description du projet correspondant peut être saisie dans l’éditeur et être formatée. Elle peut être ajoutée dans différentes langues. À l’aide du bouton scan, on peut extraire des données du contenu et les ajouter automatiquement dans les champs correspondants.

Le total des périodes de projets est affiché dans l’expérience globale. Les outils sont pondérés en fonction de la durée des projets. Si l’option « Jusqu’à présent » est utilisée, la durée sera actualisée en fonction de la date actuelle. Lors de la sélection de « Temps partiel », seule la moitié de la durée est prise en compte.

Infobox

Sélection – Matching

Cette section affiche les besoins pour lesquels un profil a été assigné (suggéré ou sélectionné) et de besoins adéquats déterminés par le système en fonction des qualifications. Un clic sur le lien correspondant mène sur la vue détaillée du besoin.

L’utilisateur a également la possibilité de cliquer sur « Rechercher dans les besoins ». Ce faisant, les qualifications du profil sont insérées dans le filtre des besoins. Ainsi, l’utilisateur peut lancer une recherche de besoins et affiner les critères de recherche.

Tri

Il est possible de trier les profils affichés selon les critères suivants:

Plus récents : trie les profils selon la date d’ajout

Expérience : trie les profils selon l’expérience

Disponibilité : affiche la liste des profils selon la date de la disponibilité

Matching : montre le pourcentage de résultats positifs liés aux critères de recherche (compétences, outils et langues) et n’est visible que lors du filtrage de qualifications.

Scoring: montre le nombre de points atteints par les critères cherchés (compétences, outils, et langues), prenant en compte la pondération des balises (profils, besoins).

Hits : « Hits » définit le nombre de points que chaque profil reçoit en cas de correspondance automatique, c.à.d. quand un profil correspond à 3 besoins, il reçoit 3 points. Une fois par jour, Unatrix évalue les profils selon les « hits ». Le tri affiche la liste des profils en ordre décroissant selon les hits.

Profils/Page : l’utilisateur a la possibilité de déterminer le nombre de profils à afficher par page. Ce réglage est sauvegardé automatiquement.

Vue liste (Shortview)

La vue liste donne à l’utilisateur un premier résumé avec les informations les plus importantes concernant chaque profil. La fonction mouse-over (maintenir brièvement la souris sur la ligne concernée) permet la vue d’autres informations. La case à cocher (à côté du nom) permet le choix des profils pour effectuer certaines actions à partir de la toolbox.

La vue liste comprend trois colonnes:

Colonne de gauche:
Informations générales, comme par ex. le statut actuel du profil dans le processus de candidature, la catégorie, la disponibilité et la mobilité. En outre, l’utilisateur obtient via la fonction mouse-over (sur le nom) d’autres informations relatives aux profils. Il est aussi possible d’accéder directement aux Uploads du profil dans cet aperçu.

Colonne centrale:
La colonne centrale donne des informations sur les qualifications d’un profil (expérience professionnelle, diplôme d’études, …). Avec la fonction mouse-over, l’utilisateur obtient d’autres informations sur la pondération des compétences, outils et langues.

Colonne de droite:
La colonne de droite contient les informations concernant les dernières actions (Historique) en ordre chronologique. Ici aussi, la fonction mouse-over permet de voir d’autres informations dans l’entrée concernée. Il y a d’autres informations liées au processus, auxquelles on peut accéder dans la colonne de droite en utilisant le mouse-over:

Suggestions: donne un aperçu de toutes les besoins pour lesquelles le profil a été suggéré.
Sélections: donne un aperçu de toutes les besoins pour lesquelles le profil a été sélectionné.
Process: montre une synthèse des actions effectués en relation avec un client.

Le filtre des profils permet une recherche précise selon divers critères dans la base de données. L’utilisateur dispose de plusieurs filtres différents qui peuvent être combinés entre eux.

Recherche générale

Dans la section générale, le champ « Désignation » permet une recherche selon le nom, l’adresse e-mail et la désignation interne. En outre, on peut inclure ou exclure diverses catégories de profil lors de la recherche.

Filtre par qualifications

On peut ici affiner la recherche selon certaines qualifications comme par ex. les compétences, outils ou langues. Les suggestions des balises (mots-clefs) recherchées facilitent la saisie. Celles-ci tiennent compte des synonymes, des différentes orthographes et langues.

Filtre par statut

Ce filtre permet une recherche selon le statut général des profils. Si un intervalle de temps est utilisé, le système cherchera les statuts ajoutés pendant cette période.

Filtre par actions

L’utilisateur peut filtrer selon certaines entrées de processus, les « Actions », ainsi que leur Validité. L’utilisateur peut par ex. filtrer les profils qui ont été proposés au client pendant une période déterminée.

Filtre par champs

Ce filtre permet la recherche dans des champs variées.