L’exécution des commandes et des actions décrites ici dépend de l’assignation des droits. L’assignation des droits peut être adaptée voire modifiée par l’admin dans la zone backend.

Ajouter besoin

Pour créer un nouveau besoin, il suffit d’indiquer la désignation et le contact client s’y rapportant. Si le contact client est déjà dans le système, ce champ pourra être complété par suggestions. Si le contact client n’est pas encore dans le système, celui-ci pourra être créé avec la fonction « Nouveau client ».

Ajouter un groupe de besoins

(Dés)activer

Les besoins et les groupes de besoins peuvent être activés voire désactivés manuellement. Les besoins et les groupes de besoins désactivés maintiennent toutes les informations dans le système, mais ils ne sont pas pris en compte pour le matching automatique.

Suggérer profil

Les profils peuvent être parcourus ou assignés à un besoin. Ces informations sont ensuite affichées dans la section matching automatique des besoins sous « Profils sélectionnés».

Mémoriser besoin

Les besoins peuvent être enregistrées dans la liste des signets.

Supprimer

Les besoins et les groupes de besoins peuvent être supprimés manuellement.

Imprimer besoin

Les besoins peuvent être exportées dans un modèle prédéfini (en format .docx ou .pdf) avec les informations correspondantes. Selon le groupe de droits, les utilisateurs peuvent définir des modèles pour leur propre profil ou pour tous les utilisateurs.

Voir aussi modèle de profils (Imprimer profil)

Générer un emploi

À partir d’un besoin, on peut générer une offre d’emploi. Ce faisant, le poste vacant sera lié au besoin concerné. Les candidatures envoyées sont listées dans la section sélection matching sous la rubrique « profils suggérés».

Générer un projet

A partir d’un besoin, on peut générer un projet. Le projet sera relié au besoin concerné. Les informations générales seront automatiquement repris du besoin et peuvent être modifiées.

Envoyer profil

Cette action peut être utilisée pour informer de l’envoi d’un profil à un client. Il est également possible de réellement envoyer des profils au client. L’utilisateur peut choisir dans quel format le profil sera envoyé (fichier disponible dans les uploads du profil ou modèle d’export).

Offre

Il est possible d’indiquer des offres envoyées au client pour un besoin. Le système génère automatiquement des numéros d’offres, consistant de l’abréviation de l’utilisateur et d’un numéro séquentiel.

Les informations complètes sur un groupe de besoins sont divisées en sections dans cet aperçu. Un clic sur la section concernée permet de la faire dérouler. Sur le côté droit de ces sections, l’utilisateur a la possibilité de modifier les informations et de les compléter. La modification dépend des droits de l’utilisateur concerné. L’attribution des droits est réglée par l’admin dans la zone backend.

Dans la section supérieure de cette vue, divers fichiers peuvent être sauvegardés au sein des uploads. Le point vert ou rouge au-dessus des uploads indique si le groupe est en ce moment « actif » ou « inactif ».

Une entrée de balises concernant les compétences, les outils et les langues n’est pas possible pour un groupe de besoins car un groupe de besoins comporte des besoins individuels. Les groupes de besoins sont représentés différemment d’un point de vue optique et peuvent aussi être affectés à un groupe supérieur.

Uploads

Tous les documents appartenant à un groupe de besoins peuvent y être sauvegardés. Dans cette barre, on trouve aussi à gauche le nombre de profils recherchés pour ce groupe de besoin.

Infos générales

Dans cette section, on peut tout d’abord donner une désignation au groupe de besoins. Le nom du créateur est suggéré comme utilisateur compétent, mais il peut être changé manuellement. Le contact client qui en dépend peut être ajouté par suggestions, pour autant que celui-ci ait déjà été créé. Les données relatives au client sont alors automatiquement introduites dans les champs du groupe.

Overview

Dans cette section, l’utilisateur trouve un aperçu des sous-groupes assignés ainsi que des besoins individuels. L’aperçu contient entre autres quelques informations générales concernant le statut actuel voire l’état d’occupation des besoins individuels.

Les informations complètes sur un besoin sont divisées en sections dans cette page. Un clic sur la section concernée (informations générales, qualifications/tâches, etc.) permet de la faire dérouler. Sur le côté droit des sections, l’utilisateur a la possibilité de modifier les informations et de les compléter. La modification dépend des droits de l’utilisateur concerné. L’attribution des droits est réglée par l’admin dans la zone backend.

Dans la section supérieure de cette vue, divers fichiers peuvent être sauvegardés au sein des uploads. Le point vert ou rouge au-dessus de l’upload indique si la besoin est en ce moment « actif » ou « inactif ».

Si le besoin est relié à une offre d’emploi, un symbole correspondant est affiché à côté du champ « Nombre ». En cliquant sur le symbole, l’utilisateur va directement à l’offre d’emploi correspondante. Ce faisant le symbole peut avoir différentes couleurs (jaune : emploi « pending ou en attente », rouge : offre d’emploi « offline », vert : offre d’emploi « online »)

Uploads

Sous Uploads on peut télécharger en amont tous les formats habituels tels que .doc, .docx, .pdf, .rtf, html, etc. On peut rechercher des « balises » (mots-clefs) importantes dans tous ou quelques-uns des documents téléchargés avec le bouton scan. Les balises sont alors reprises automatiquement dans les champs correspondants comme langues, compétences et outils.

Infos générales

Dans cette section, on peut tout d’abord donner une désignation au besoin. Le nom du créateur est d’abord introduit comme l’utilisateur responsable, mais il peut être changé manuellement. Le contact client qui en dépend peut être ajouté, pour autant que celui-ci existe déjà dans la base. Les données relatives au client sont alors automatiquement introduites dans les champs du besoin.

Qualifications / Mission

Les qualifications représentent un résumé des connaissances requises pour le besoin (comme par ex. les compétences, les outils, les langues, etc.) et peuvent être pondérées en conséquence. Les langues, les compétences et les outils sont entrés par suggestions à partir du catalogue de compétences. Si une « balise » mot-clef n’est pas disponible, celle-ci peut être entrée par l’utilisateur et confirmée par la touche Entrée du clavier. Après la sauvegarde, les « balises » sont créées et enregistrées en même temps dans le catalogue de compétences. L’entrée de nouvelles balises dépend des droits de l’utilisateur.

Dans la configuration de base, toutes les « balises » sont réglées sur minimum, c.à.d. que les connaissances sont disponibles. En cliquant une fois sur la balise concernée celle-ci est remplie à moitié ou complètement quand on clique une seconde fois. Pour les besoins, cette action permet de déterminer l’importance des critères recherchés.

On peut entrer la formation si un certain niveau de diplôme est exigé. La description est entrée via l’éditeur et peut être formatée. Ici aussi, il est possible de rechercher les balises dans le texte entré en cliquant sue le symbole de loupe (scan).

Infobox

Sélection – Matching

Cette section est répartie en différentes sous-sections décrites ci-dessous. Les profils déjà désactivés voire n’étant plus disponibles sont affichées de façon différenciée par des couleurs dans ce paragraphe (en rouge). Le matching automatique ne tient compte que des profils actifs.

Matching automatique

Le système analyse tous les profils actifs dans la base de données et affiche une liste des profils qui correspondent le mieux aux exigences du besoin. À cet effet, les critères entrés comme par ex. les compétences, les outils, les langues ou la mobilité sont pris en compte. La liste se met automatiquement à jour.

On peut sélectionner ou excluire des profils correspondants. Les profils exclus se trouvent ensuite sous « Profils exclus » et peuvent à tout moment être replacés dans le matching automatique (restore).

L’utilisateur a également la possibilité de cliquer sur « Rechercher dans profils ». Les qualifications recherchées du besoin sont ajoutées au filtre profil. Ainsi, l’utilisateur peut lancer une recherche adaptée dans les profils, adapter et affiner les critères de recherche. Il est également possible de sélectionner ou exclure des profils pour le besoin dans cette vue grâce à la « Selectbox ».

Profils proposés:
Affiche les profils qui ont été proposés pour ce besoin par d’autres utilisateurs (qui ne sont pas responsable du besoin) ou qui ont postulés à une offre liée au besoin.

Profils sélectionnés:
Affiche les profils sélectionnés par le responsable du besoin.

Profils envoyés:
Des profils qui ont déjà été envoyés à un contact client choisi. Ces informations se trouvent en complément de façon détaillée dans l’Infobox. Les profils envoyés ne peuvent être supprimés de cette sous-section qu’en effaçant l’entrée dans l’Infobox.

Profils staffés:
Cette sous-section est activable par l’admin. Elle affiche les profils qui seront staffés sur ce besoin. Les profils staffés ne peuvent être supprimés de cette sous-section qu’en effaçant l’entrée dans l’Infobox.

Afficher – Trier par – Besoins/page

Afficher (réglage sauvegardé)

Tout : tous les besoins et tous les groupes de besoins sont affichés.
Groupes : seuls les groupes de besoins sont affichés (y compris sous-groupes).
Besoins : seuls les besoins individuels sont affichées.
Top: seuls les besoins principaux et les groupes de besoins sont affichés.

Trier par

Plus récents : trie la liste des besoins et des groupes de besoins selon la date d’ajout
Démarrage : trie les besoins ou groupes de besoins selon le début du projet
Alphabétique : trie les besoins ou groupes de besoins par ordre alphabétique
Covering : montre la couverture en pourcent des mots-clefs recherchés par rapport aux besoins. L’affichage n’est visible qu’en filtrant les qualifications.

Besoins/page (réglage sauvegardé)

L’utilisateur a la possibilité de déterminer le nombre de besoins à afficher par page.

Vue liste (Shortview)

La vue liste donne à l’utilisateur un premier résumé avec les informations les plus importantes des besoins. La fonction mouse-over (maintenir brièvement la souris à l’endroit concerné) permet l’affichage d’autres informations. La case à cocher (à côté de la désignation) permet la sélection des besoins pour effectuer les actions de la toolbox.

La vue liste comprend trois colonnes :

Colonne de gauche :
Informations générales, comme par ex. date de début, lieu, client ainsi que l’utilisateur à qui est attribué le besoin.

Colonne centrale :
La colonne centrale donne des informations sur les qualifications requises (compétences, outils, langues, formation). On peut aussi y modifier le statut du besoin.

Colonne de droite :
La colonne de droite contient toutes les informations concernant les dernières actions (historique) en ordre chronologique. Ici aussi, la fonction mouse-over permet de voir d’autres informations dans l’entrée concernée. Il y a d’autres informations liées au processus, auxquelles on peut accéder dans la colonne de droite en utilisant le mouse-over:

Suggestions: donne un aperçu de tous les profils qui ont été suggérés pour ce besoin.
Sélections: donne un aperçu de tous les profils qui ont été sélectionnés pour ce besoin.
Process : montre une synthèse des actions effectués en relation avec un profil.

Dès que le filtre des qualifications a été utilisé, le tri est fait par :

Covering : montre la couverture en pourcent des mots-clefs recherchés par rapport aux besoins. L’affichage n’est visible qu’en filtrant les qualifications.
Matching : montre le nombre des mots-clefs trouvés en pourcentage

Le filtre permet une recherche précise dans la base de données des besoins. La recherche géographique se fait à la base de régions pour élargir la fourchette. Le champ « Périmètre» permet la recherche de besoins appartenant à un utilisateur déterminé.

Filtres par qualifications

On peut ici affiner la recherche selon certaines qualifications comme par ex. les compétences, outils ou langues. Le remplissage automatique des mots-clefs (balises) recherchées facilite la saisie. La saisie des balises tient aussi compte des synonymes, des différentes orthographes ainsi que des traductions.

Filtres par actions

Dans cette zone, l’utilisateur peut filtrer selon certaines entrées de processus (actions) ainsi que leur validité. L’utilisateur peut par ex. filtrer selon les besoins, pour lesquelles un profil a été proposé dans un intervalle déterminé.

Les besoins ainsi que les groupes de besoins peuvent être ajoutés dans le menu Besoins. Chaque besoin peut être attribué à un contact client. Les besoins peuvent être activés voire désactivés si nécessaire. Pour regrouper plusieurs besoins, pour un projet structuré par exemple, on peut assigner des besoins individuels à un groupe.