Exportieren von Profilen mit benutzerdefinierten docx-Vorlagen in Unatrix

Unatrix bietet die Möglichkeit, benutzerdefinierte Dokumente als Vorlagen zu definieren, die automatisch mit Daten aus Profilen gefüllt werden. Durch die Verwendung einer .docx-Datei mit spezifischen Platzhaltern lassen sich konsistente und professionell gestaltete Dokumente erstellen. Das .docx-Format ermöglicht zudem eine nachträgliche Bearbeitung der erstellten Dateien.

Wie im Abschnitt „Profilexport“ beschrieben, können Dokumente konfiguriert werden, sodass sensible Felder wie E-Mail-Adressen oder Telefonnummern ausgeschlossen sind. Diese Funktion eignet sich insbesondere für die Weitergabe von Bewerberprofilen an Dritte unter Wahrung der Vertraulichkeit. Darüber hinaus kann sie für weitere Zwecke, wie Interviewbögen oder Vertragsdokumente, genutzt werden.

Während sich dieser Leitfaden auf den Profilexport konzentriert, sind ähnliche Funktionen auch für andere Module verfügbar.

Einrichten einer benutzerdefinierten .docx-Vorlage

Erstellung der Basisvorlage

1. Ein Ausgangsdokument, das den Anforderungen des Unternehmens entspricht, dient als Grundlage. Dies kann ein bereits bestehendes Dokument sein, das für diesen Zweck angepasst wird.
2. Die Verwendung der Formatvorlage „Normal“ in Microsoft Word gewährleistet eine konsistente Formatierung.

Platzhalter einfügen

1. Eine Beispielvorlage kann in Unatrix heruntergeladen werden. Dazu im Modul „Profile“ die Toolbox öffnen, auf „Profilexport“ klicken und die Option „+docx → Vorlage herunterladen“ wählen.
2. Die in der Beispielvorlage enthaltenen Platzhalter (z. B. „Vorname“, „Nachname“) in die eigene Vorlage einfügen, um Profildaten dynamisch zu integrieren.
3. Für mehrteilige Datenfelder wie Ausbildung oder Berufserfahrung können Lesezeichen genutzt werden. Diese erscheinen als blaue Markierungen und sollten eindeutig benannt werden, um der Datenstruktur in Unatrix zu entsprechen.
4. Nach Abschluss der Anpassungen das Dokument im .docx-Format speichern, damit es in Unatrix hochgeladen werden kann.

Hochladen und Verwalten einer benutzerdefinierten .docx-Vorlage

Hochladen einer Vorlage

1. Im Modul „Profile“ die Toolbox öffnen und „Profilexport“ auswählen.
2. Über „+docx“ eine neue Vorlage hochladen. Es kann zwischen allgemeinen Vorlagen (für alle Benutzer verfügbar) und individuellen Vorlagen (nur für den eigenen Zugriff) gewählt werden.
3. Eine Bezeichnung für die Vorlage vergeben, unter der sie in der Liste der verfügbaren Exportvorlagen angezeigt wird.
4. Einen Dateinamen für die exportierten Dokumente definieren und dabei dynamische Platzhalter wie %last_name% und %first_name% verwenden.
5. Die Vorlage in Unatrix hochladen und speichern.

Das Hinzufügen einer allgemeinen Vorlage erfordert entsprechende Berechtigungen.

Exportieren von Profilen mit einer benutzerdefinierten .docx-Vorlage

Auswahl der zu exportierenden Profile

1. Im Modul „Profile“ die gewünschten Profile auswählen.
2. Die Toolbox öffnen und „Profil-Export“ wählen.
3. Die zuvor erstellte Vorlage auswählen.

Unatrix generiert eine .docx-Datei, in der die Platzhalter automatisch mit den entsprechenden Profildaten ersetzt werden.

Diese Exportfunktion unterstützt eine einheitliche und professionelle Dokumentenerstellung und optimiert die Weitergabe von Profilinformationen.