Unatrix hilft bei der Umsetzung der DS-GVO
Ab dem 25.05.2018 müssen Unternehmen, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern sammeln, die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (kurz DS-GVO) umsetzen.
Das neue Gesetz wurde verabschiedet, um die Rechte der Bürger und den Schutz Ihrer persönlichen Daten zu verbessern.
Die ausführliche Version erhalten Sie hier.
Die neue Verordnung hat dementsprechend eine große Auswirkung auf das Bewerbermanagement, bei dem personenbezogene Daten gespeichert und weitergegeben werden.
Hierfür sollten Unternehmen vor allem die neu definierten Rechte der Bewerber einhalten.
Der folgende Text beschreibt die wichtigsten dieser Rechte und Maßnahmen, die getroffen werden sollten. Unatrix bietet dabei diverse Funktionen an, die die Ausführung dieser Maßnahmen vereinfacht.
Bewerber haben das Recht informiert zu werden
Wenn Sie personenbezogene Daten sammeln und verarbeiten, haben Sie den Profilen gegenüber eine Auskunftspflicht für die Datenverarbeitung.
Der effektivste Weg dies zu bewerkstelligen ist über Ihre Datenschutzerklärung. Diese sollte einfach und übersichtlich beinhalten, wie Daten bei Ihnen verarbeitet werden.
Bei online Bewerbungen sollte die Datenschutzerklärung von den Bewerbern einfach zu finden und zwingend zu bestätigen sein.
Falls Sie Bewerberdaten selbst sammeln (z.B. sourcing in sozialen Netzwerken oder Jobportalen) sollten Sie diese Profile über die Datenverarbeitung informieren. Schließen Sie bei dieser Kommunikation am besten einen Link zu Ihrer Datenschutzerklärung ein.
Überprüfen Sie den Inhalt Ihrer Datenschutzerklärung. Hier finden Sie eine Checkliste der zu beachtenden Punkte.
Erlauben Sie online Bewerbungen nur mit Bestätigung Ihrer Datenschutzerklärung.
In Unatrix können Sie einen Status definieren, bei dem selbst gefundene Profile (sourced) eine Email erhalten. Diese sollte das Profil über die Datenverarbeitung informieren und einen Link zu Ihrer Datenschutzerklärung beinhalten.
Bewerber haben das Recht, auf Ihre Daten zuzugreifen
Die DS-GVO sieht vor, daß Sie Ihren Bewerbern auf Anfrage einen Zugriff auf, bzw. eine Kopie der gespeicherten Daten kostenlos zur Verfügung stellen.
Zudem müssen dem Bewerber diese Daten ohne Verzögerungen zugänglich gemacht werden.
Unatrix erlaubt Bewerbern einen Zugang zu schicken. Dieser Vorgang wäre aber mit zusätzlichem Aufwand und Lizenzkosten verbunden.
Deshalb raten wir, ein Profil-Export-Template (docx oder pdf) anzulegen, mit dem Sie auf Anfrage eines Bewerbers seine persönlichen Daten exportieren und versenden können.
Bewerber haben das Recht auf Berichtigung Ihrer Daten
Falls ein Bewerber eine Korrektur seiner persönlichen Daten wünscht, muss dies ohne Verzögerung erledigt werden.
Bei einem direkten Zugriff zu Unatrix kann ein Bewerber seine Daten selbst aktualisieren.
Sonst kann Ihr Team auf Anfrage eines Bewerbers natürlich entsprechende Bewerberdaten jederzeit wie üblich bearbeiten.
Bewerber haben das Recht auf Löschung Ihrer Daten
Bewerber haben das Recht die Löschung Ihrer persönlichen Daten zu verlangen.
Unatrix bietet hier neben dem vollständigen Löschen auch an ein Profil zu ‘leeren’, bei dem ausgesuchte Datenfelder bestehen bleiben können. Somit können z.B. bei einer erneuten Bewerbung frühere Aktionen nachvollzogen werden.
Personenbezogene Daten sollten ebenfalls gelöscht werden, wenn sie nicht mehr notwendig sind. Dies lässt natürlich einigen Spielraum für Interpretationen.
Zunächst können wir Ihnen ein Skript für Ihre Datenbank anbieten, um Bewerber zu löschen, bei denen seit geraumer Zeit keine Infobox-Einträge mehr eingetragen worden sind.
Falls Sie es wünschen, in Zukunft alle Bewerberdaten nach gesetzten Fristen zu löschen, kann dies in Unatrix automatisch nach dem Setzen eines Status vollzogen werden. Der Zeitraum kann für das ‘Leeren des Profils’ definiert werden.
Auch eine Email kann nach einer Anzahl von Tagen automatisch verschickt werden. Dies kann verwendet werden, um Bewerber auf dem Laufenden zu halten und den Zeitraum vor dem Löschen zu verlängern.
Da automatisierte Prozesse aber auch eine Gefahr für Ihre Datenbank bedeuten, empfehlen wir zunächst die Deaktivierung der Profile in Unatrix als Vorstufe zur Löschung zu nutzen.
Sie können in Unatrix einen Tageszähler für die automatische Deaktivierung von Bewerbern einstellen. Dieser Zähler wird bei laufenden Aktionen mit den Bewerbern verlängert.
Auch über einen Status (z.B. ‘Absage’), kann ein Bewerber automatisch deaktiviert werden.
Inaktive Profile sollten dann in regelmäßigen Abständen geprüft werden. Mit Unatrix können Sie bis zu 100 Profile pro Seite bearbeiten und auf einen Schlag löschen, leeren oder wieder aktivieren.
Wir hoffen, daß diese Erklärungen und Funktionsbeschreibungen Ihnen helfen werden, die neue DS-GVO umzusetzen. Natürlich stehen wir Ihnen für weitere funktionale Fragen jederzeit zur Verfügung.