Die Ausführung der hier beschriebenen Befehle und Aktionen hängt von der Rechtevergabe ab. Die Rechtevergabe kann vom Admin im Backendbereich angepasst bzw. geändert werden.

Profil erstellen

Bei einer Profilerstellung landet der User in den Persönlichen Daten eines neuen Profils. Obligatorische Felder sind lediglich Vorname und Nachname. Die restlichen Sektionen können erst nach Speichern der Stammdaten eingepflegt werden.

Es gibt auch die Möglichkeit persönliche Stammdaten sowie Qualifikationen (Kompetenzen, Tools, Sprachen) automatisch aus dem Lebenslauf zu übernehmen (Parsing). Dazu kann der User bei „Profil erstellen“ zunächst den Lebenslauf hochladen und durch den Scan-Button neben dem Anhang diesen durchsuchen. Die übernommenen Daten sollten vor dem Speichern noch überprüft werden.

Profile importieren

Mehrere Profile können gleichzeitig importiert und geparst werden.

Profil (de)aktivieren

Profile können manuell aktiviert bzw. deaktiviert werden. Deaktivierte Profile bleiben nach wie vor mit sämtlichen Informationen im System, werden aber beim Matching nicht berücksichtigt. Bewerber können auch nach einer bestimmten Anzahl an Tagen automatisch deaktiviert werden. Dieser Zähler wird durch neue Prozesseinträge in der Infobox aktualisiert. Diese Einstellung muss vom Admin im Backendbereich eingestellt werden.

Profil zu Anfrage

Profile können für eine Anfrage ausgesucht werden. Diese Information wird dann in der Auto-Matching Sektion der Profile unter „Bereits zugeordnet“ angezeigt.

Profil zur Merkliste

Ausgewählte Profile können in die Merkliste (Favoriten-Liste) aufgenommen werden.

Profil löschen

Profile können jederzeit manuell gelöscht werden.

Profil drucken

Profile können in einem vordefinierten Template (Profil-Vorlage in .docx oder .pdf) mit den entsprechenden Informationen erstellt bzw. exportiert werden. Es können mehrerer individuelle Profil-Vorlagen erstellt werden. Je nach Rechtegruppe können User auch eigene Profil-Vorlagen definieren bzw. bestehende ändern.

Status

Der Status entspricht dem aktuellen Status des Profils innerhalb des Bewerbungsprozesses. Um den aktuellen Status zu ändern, genügt es entsprechende Profile auszuwählen und in der Toolbox auf „Status“ zu klicken und den neuen Status auszuwählen. Für jeden Status kann der User vordefinierte E-Mails benutzen und diese sofort oder zeitversetzt an die Profile versenden.

Bei Status-Änderungen können zudem interne User oder User-Gruppen über diesen Vorgang benachrichtigt werden. Diese Option kann bei Bedarf durch den Amdin im Backendbereich freigeschaltet werden.

Interview

Das Profil des entsprechenden Kandidaten auswählen, in der Toolbox auf „Interview“ klicken. Im folgenden Fenster können die Daten des Interviews eingegeben und eine vordefinierte Email an den Bewerber verschickt werden. In diesem Schritt wird die Information in Unatrix gespeichert, der Kandidat bekommt eine Email mit den Daten und der Termin wird in den Kalender des Interviewers eingetragen. Der erstellte Eintrag in der Infobox kann jederzeit bearbeitet werden, um mehr Informationen (z.B. Gehalt, Bewertung) festzuhalten. Der Termin kann ebenfalls verschoben oder annuliert werden. Dabei wird der Kalendereintrag automatisch aktualisiert.

Optional kann der Interviewer auch eine Kopie des verschickten Emails in cc bekommen. Entsprechende Einstellungen können vom Admin im Backendbereich definiert werden.

Gefunden

Die Aktion definiert von welchem User das entsprechende profil gefunden bzw. „gesourced“ wurde. Diese Option kann bei Bedarf durch den Amdin im Backendbereich freigeschaltet werden.

Zuordnen (User)

Profile können jederzeit einem User zur weiteren Bearbeitung zugeordnet werden. Diese Einstellung kann auch als Pflichtfeld direkt bei der Profilerstellung erscheinen.

Zuordnen (Einheit)

Profile können einer übergeordneten Einheit zugeordnet werden. Als Einheit können z.B. verschiedene Unternehmen innerhalb einer Unternehmensgruppe definiert werden. Profile können somit durch die Ausführung der Aktion ‚Zuordnen (Einheit)‘ in der Toolbox der entsprechenden Einheit zugeordnet werden. Im Filter ist ein Suchfeld unter Status-Filter hinterlegt.

Profil-Bewertung

Diese Aktion dient zur Bewertung einzelner Profile durch Fach-/Führungskräfte oder andere User. Anhand des eingegangenen Bewertungsfeedbacks können anschließend weitere Schritte eingeleitet werden. Der User kann Profile bzw. Kandidaten anderen User oder User-Gruppen zur Bewertung verschicken. Die Auswahl des Bewertungsmöglichkeiten kann hier vom Admin im Backendbereich frei definiert werden.

Profil leeren (datenschutzrechtlich)

Diese Aktion dient zur Löschung sämtlicher Daten eines Profils, bis auf wenige personenbezogene Daten, die behalten werden dürfen. Der Admin kann im Backendbereich definieren, welche Informationen eines Profils behalten werden. Zur Nutzung dieser Aktion ist die Freischaltung in den entsprechenden Rechtegruppen erforderlich.

Bewerbung

Kandidaten können bei Bedarf auch manuell einer Stellenanzeige zugeordnet werden, sofern sie sich nicht per Online-Formular die entsprechende Stellenanzeige beworben haben. Die Informationen werden in der Infobox des Profils und der Stellenanzeige hinterlegt.

Profil anbieten

Wenn z.B. ein passendes Profil für eine bestimmte Anfrage an den Kunden verschickt werden soll, so kann diese Aktion entweder direkt durch das System ausgeführt oder nur als Info hinterlegt werden.

Dabei kann der User entsprechende Profile in einem ausgewählten Template (Profil-Vorlage) oder entsprechende Dokumente direkt aus den Uploads der Profile an den Kunden verschicken.

Vollständige Informationen eines Profils sind in dieser Ansicht in Sektionen aufgeteilt. Durch das Klicken auf die jeweilige Sektion (Persönliche Daten, Zugehörigkeit, …) wird diese dementsprechend auf- bzw. zugerollt. Auf der rechten Seite dieser Sektionen hat der User die Möglichkeit Informationen zu bearbeiten und zu vervollständigen.

Im oberen Bereich dieser Ansicht (bei Uploads) können diverse Dateien wie z.B. Lebensläufe, Zeugnisse und sonstige Daten gespeichert und auf der linken Seite ein Foto des Profils hochgeladen werden.

Der grüne oder rote Punkt oberhalb der Uploads zeigt an ob das Profil momentan „verfügbar“ (aktiv) oder „nicht verfügbar“ (deaktiv) ist. Ist durch den Admin im Backendbereich ein Zähler für die automatische Deaktivierung eingestellt, so wird die Zeit (in Tagen) angezeigt, nach der das Profil automatisch deaktiviert wird.

Uploads

Unter Uploads können alle gängigen Formate wie .doc, .docx, .pdf, .rtf, html, … hochgeladen werden. Durch den Scan-button können einzelne oder alle hochgeladenen Dokumente durch das System automatisch nach relevanten Keywords „Tags“ durchsucht werden. Die Tags werden dann automatisch in die entsprechende Felder Sprachen, Kompetenzen, Tools und Unternehmen übernommen. Die Position bzw. die Reihenfolge der Uploads kann zudem durch den User geändert werden.

Persönliche Daten

Hier können die persönlichen Daten eines Profils gespeichert werden. Die obligatorischen Felder sind lediglich Vorname und Nachname. Nach dem Speichern können Funktionen wie Google-map, Mail-to und Telefonie über Unatrix genutzt werden. Letzteres setzt eine kompatible Anlage, sowie dessen Konfiguration voraus.

Zugehörigkeit

Unter dieser Rubrik kann für jedes Profil eine interne Bezeichnung (ID) vergeben werden. Zudem kann hier ein zuständiger User ausgewählt werden, der die Verantwortung für dieses Profil übernimmt. Wenn ein zuständiger User ausgewählt wurde, können andere User das Profil abhängig von den Rechten, nur noch bedingt bearbeiten.

Weitere Möglichkeit wie „Gefunden“ oder „Zugeordnet“ sind optional. Diese Einstellung kann durch den Admin im Backendbereich freigeschaltet bzw. deaktiviert werden. Diese Angaben geben Auskunft darüber von wem dieses Profil gefunden und wem das zur Weiterbearbeitung zugeordnet wurde.

Status

Angaben wie z.B. Kategorie, Quelle, Gehalt, Verfügbarkeit, Mobilität und weitere Infos können hier vervollständigt werden. Eine Vorauswahl an möglichen Quellen (woher der Kandidat stammt) ist bereits hinterlegt. Die Liste der möglichen Quellen kann durch den Admin im Backendbereich angepasst bzw. erweitert werden.

Für die Mobilität können Städte + Umkreis, Regionen (Bundesländer) und Länder eingegeben werden. Hierbei greift Unatrix auf Geo-Daten zurück, die beim Matching berücksichtigt werden.

Qualifikationen

Die Qualifikationen stellen eine Zusammenfassung der erlangten Kenntnisse wie z.B. Kompetenzen, Tools, Sprachen, … dar und können dementsprechend gewichtet werden.

Die Sprachkenntnisse, Kompetenzen und Tools werden per Autocomplete aus dem Kompetenzkatalog eingegeben. Ist ein Keyword „Tag“ nicht vorhanden, kann dieser durch den User eingegeben und mit der Enter-Taste bestätigt werden. Nach dem Speichern werden dieses Keywords „Tags“ erstellt und gleichzeitig in den Kompetenzkatalog aufgenommen. Die Eingabe von neuen Keywords „Tags“ hängt von den jeweiligen Rechten des Users ab.

In der Grundeinstellung sind alle Keywords „Tags“ auf Basis eingestellt, d.h. Kenntnisse sind vorhanden. Durch das Klicken auf den jeweiligen Tag wird dieser halb bzw. durch das nochmalige Klicken ganz ausgefüllt. Bei Profilen stellt dies den jeweiligen Kenntnisstand fest (z.B. Grundkenntnisse, gute Kenntnisse oder Experte). Durch unterschiedliche Schriftgrößen sind Kenntnisgrade der Profile leicht erkennbar. Die Größe der Schriften und die Gewichtung kann vom Admin im Backendbereich individuell eingestellt werden.

Die Gesamterfahrung wird aus den einzelnen Projekterfahrungen zusammengerechnet, kann aber auch manuell eingegeben werden. Sind Projekterfahrungen im Profil vorhanden, die größer sind als die manuelle Angabe, so wird die Gesamterfahrung automatisch aktualisiert.

Die Ausbildung wird aus den Angaben im Abschnitt „Ausbildung“ übernommen.

Ausbildung

Hier können verschiedene Ausbildungen und studentische Erfahrungen eingegeben werden. Um einen Eintrag hinzuzufügen, genügt ein Klick auf den entsprechenden Link in der Sektion (+ Ausbildung oder + Andere).

Hochschule sowie Fachrichtungen werden per Autocomplete eingegeben. Die Liste der möglichen Ausbildung-Stufen, die zur Auswahl steht, kann durch den Admin im Backendbereich angepasst bzw. erweitert werden.

Projekterfahrung

Mit dem Klick auf „+ Projekt“ in der entsprechenden Sektion können Projekterfahrungen eingegeben werden. Die Beschreibung des entsprechenden Projekts kann im Editor eingegeben und formatiert werden. Sie kann ebenfalls in verschiedenen Sprachen eingepflegt werden. Durch den Scan-Button im Editor können auch Daten aus dem Editor extrahiert und automatisch in die entsprechenden Felder eingesetzt werden.

Die einzelnen Projekterfahrungen werden kommuliert und der Gesamterfahrung hinzugefügt. Die Gewichtung der Tools wird über den Zeitraum der Projekte ausgerechnet und in die Qualifikation aufgenommen. Bei der Auswahl von „Teilzeit“ wird nur die Hälfte der Dauer berücksichtigt. „Bis heute“ greift auf das aktuelle Datum zu. Die Dauer der Erfahrung wird so automatisch angepasst und ausgerechnet.

Infobox

Auswahl-Matching

In diesem Abschnitt werden passende, aktive Projektanfragen sowie bereits zugeordnete Anfragen angezeigt. Ein Klick auf den jeweiligen Link führt zu der Detailansicht der Anfrage.

Im Teilabschnitt „Auto-Matching“ sind Anfragen aufgelistet, die Unatrix als passend vorschlägt. Diese Suche ist dynamisch und basiert auf Matching-Kriterien wie z.B. Kompetenzen, Tools, Sprachen sowie Mobilität. Die Liste zeigt die relevantesten Anfragen an und aktualisiert sich automatisch bei Veränderungen, die sich auf die genannten Kriterien im Profil bzw. in der Anfrage beziehen.

Der Teilabschnitt „bereits zugeordnet“ zeigt alle Anfragen an, die manuell durch den User als passend definiert sind.

Der User hat ebenfalls die Möglichkeit auf „Suche in Anfragen“ zu klicken. Hierbei werden die Qualifikationen des Profils in den Anfrage-Filter eingefügt. Somit kann der User eine angepasste Suche in den Anfragen starten und die Suchkriterien anpassen und verfeinern.

Sortierung

Die Sortierung ist per default auf „Neueste“ gesetzt. Beim Filtern kann die automatische Sortierung der Ergebnisliste per default auf „matching“ oder „scoring“ gesetzt werden. Diese Einstellung befindet sich im Backendbereich. Bei „Felder löschen“ wird die Sortierung wieder auf „Neueste“ zurückgesetzt.

Eine Sortierung der angezeigten Profile ist nach folgenden Kriterien möglich:

Neueste: listet alle zuletzt angelegten Profile.

Erfahrung: sortiert die Profile nach Gesamterfahrung

Verfügbarkeit: listet die Profile nach dem Datum der Verfügbarkeit

Matching: zeigt die prozentuale Trefferquote bzgl. der gesuchten Kriterien (Kompetenzen, Tools und Sprachen) und wird erst beim Filtern nach den genannten Kriterien sichtbar.

Scoring: zeigt die erreichte Punkteanzahl der gesuchten Kriterien (Kompetenzen, Tools und Sprachen). Hierbei wird die Gewichtung und die erlangte Erfahrung in den jeweiligen Kriterien berücksichtigt. Die Anzeige wird erst beim Filtern nach den genannten Kriterien sichtbar.

Hits: Unter „hits“ wird die Punkteanzahl definiert, der jedes Profil beim automatischen Matching für die Anfragen bekommt, d.h. wenn ein Profil zu 3 Anfragen gematcht wurde, bekommt es 3 Punkte. Dabei wird Unatrix einmal am Tag sämtliche Profile nach „hits“ bewerten. Die Sortierung listet die Profile absteigend nach Hits auf.

Profile/Seite: Der User hat die Möglichkeit die Anzahl der angezeigten Profile pro Seite festzulegen. Diese Einstellung wird automatisch gespeichert.

Listenansicht (Shortview)

Die Listenansicht gibt dem User eine erste Zusammenfassung mit den wichtigsten Informationen über die einzelnen Profile. Die Mouseover-Funktion (die Mouse kurz auf die jeweilige Zeile halten) ermöglicht die Einsicht weiterer Informationen. Die Checkbox (neben dem Namen) erlaubt die Auswahl der Profile, um bestimmte Aktionen und Befehle aus der Toolbox auszuführen.

Die Listenansicht besteht aus drei Spalten:

Linke Spalte:
allgemeine Informationen, wie z.B. aktueller Status des Profils im Bewerbungsprozess, Kategorie, Verfügbarkeit und Mobilität. Zudem erhält der User per Mouseover-Funktion (auf den Namen) weitere Informationen bzgl. der Stammdaten. Ein direkter Zugriff auf die Uploads des Profils ist auch in dieser Ansicht möglich.

Mittlere Spalte:
Die mittlere Spalte gibt Auskunft über die Qualifikationen eines Profils (Berufserfahrung, Abschluss, Fachrichtung, …). Mit der Mouseover-Funktion erhält der User weitere Informationen über die jeweilige Gewichtung der Kompetenzen, Tools und Sprachen.

Rechte Spalte:
In der rechten Spalte sind alle Informationen über die letzten Aktionen (Historie) chronologisch aufgelistet. Auch hier ermöglicht die Mouseover-Funktion die Einsicht weiterer Informationen innerhalb des jeweiligen Eintrags. Über der rechten Spalte befinden sich weitere, prozessbezogene Informationen, die per Mouseover abgefragt werden können:

Vorgeschlagen: gibt eine Übersicht aller Anfragen, für die das Profil vorgeschlagen wurde.
Ausgesucht: gibt eine Übersicht aller Anfragen, für die das Profil ausgesucht wurde.
Prozess: zeigt den letzten prozessbezogenen Profil-Status in Bezug zu einer Anfrage.

Der Profile-Filter ermöglicht eine präzise Suche mit verschiedenen Kriterien innerhalb der Profil-Datenbank. Dabei stehen dem User mehrere Filtermöglichkeiten zur Verfügung, die auch miteinander kombiniert werden können.

Allgemeine Suche

Im allgemeinen Bereich ermöglicht das Feld „Bezeichnung“ eine Suche nach dem Namen, der E-Mail Adresse und der internen Bezeichnung. Des Weiteren können verschiedene Profil-Kategorien bei der Suche ein- bzw. ausgeschlossen werden.

Qualifikation Filter

Eine Suche nach bestimmten Qualifikationen wie z.B. Kompetenzen, Tools oder Sprachen kann in diesem Bereich verfeinert werden. Die automatische Vervollständigung „Autocomplete“ der gesuchten Keywords „Tags“ erleichtert die Eingabe. Dabei werden bei Eingabe der Tags auch Synonyme, unterschiedliche Schreibweisen sowie Sprachen berücksichtigt.

Status Filter

Der Status-Filter berücksichtigt die Suche nach dem allgemeinen Profil-Status (z.B. während des Bewerbungsprozesses). Ein entsprechendes Zeitfenster sowie weitere Filtermöglichkeiten ergänzen die Suche.

Aktionen Filter

In diesem Filterbereich kann der User nach bestimmten Prozesseinträgen „Aktionen“ sowie deren Validität filtern. Eine Aktion beschreibt hierbei den jeweiligen Prozesseintrag (z.B. Profil angeboten). Der User kann z.B. nach Profilen filtern, die in einem bestimmten Zeitraum dem Kunden angeboten wurden.

Felder Filter

Dieser Filterbereich erlaubt die Suche nach Stammdaten-Felder (Wohnort, PLZ, …) sowie nach zusätzlich hinzugefügten Felder.