Die Ausführung der hier beschriebenen Befehle und Aktionen hängt von der Rechtevergabe ab. Die Rechtevergabe kann vom Admin im Backendbereich angepasst bzw. geändert werden.

Anfrage erstellen

Um eine neue Anfrage zu erstellen, benötigt es lediglich die Bezeichnung und den dazugehörigen Kundenkontakt anzugeben. Ist der Kundenkontakt bereits im System, so kann dieses Feld per Autocomplete ausgefüllt werden. Ist der Kundenkontakt noch nicht im System, so kann dieser über die Funktion „Neuer Kunde“ erstellt werden.

Gruppe erstellen

Erstellung einer Anfragen-Gruppe.

(de)aktivieren

Anfragen und Anfrage-Gruppen können manuell aktiviert bzw. deaktiviert werden. Deaktivierte Anfragen und Anfrage-Gruppen bleiben nach wie vor mit allen Informationen im System, werden aber beim Auto-Matching nicht berücksichtigt.

Profil zu Anfrage

Profile können für eine Anfrage ausgesucht und zugeordnet werden. Diese Information wird dann in der Auto-Matching Sektion der Anfragen unter „Ausgesuchte Profile“ angezeigt.

Anfrage zur Merkliste

Ausgewählte Anfragen können in die Merkliste aufgenommen werden.

Löschen

Anfragen und Anfrage-Gruppen können jederzeit manuell gelöscht werden.

Anfrage drucken

Anfragen können in einem vordefinierten Template (Vorlage in .docx oder .pdf) mit den entsprechenden Informationen erstellt bzw. exportiert werden. Je nach Rechtegruppe können User auch eigene Profil-Vorlagen definieren bzw. bestehende ändern.

Job generieren

Aus einer Anfrage kann zu jederzeit eine Stellenausschreibung generiert werden. Hierbei wird die ausgeschriebene Stelle mit der entsprechenden Anfrage verknüpft. Eingegangene Bewerbungen werden in der Sektion Auswahl-Matching unter „Vorgeschlagene Profile“ aufgelistet.

Projekt generieren

Aus einer Anfrage kann zu jederzeit ein Projekt generiert werden. Hierbei wird das Projekt mit der entsprechenden Anfrage verknüpft. Die Eckdaten werden automatisch von der Anfrage übernommen und können bei Bedarf bearbeitet werden.

Profil anbieten

Wenn z.B. ein passendes Profil für eine bestimmte Anfrage an den Kunden verschickt werden soll, so kann diese Aktion entweder direkt durch das System ausgeführt oder nur als Info hinterlegt werden.

Dabei kann der User entsprechende Profile in einem ausgewählten Template (Profil-Vorlage) oder entsprechende Dokumente direkt aus den Uploads der Profile an den Kunden verschicken.

Angebot

Bei Anfragen  können die dazugehörigen Angebote hinterlegt werden. Dabei generiert das System automatische Angebotsnummern, bestehend aus dem Kürzel und einer laufenden Nummer.

Vollständige Informationen einer Anfrage-Gruppe sind in dieser Ansicht in Sektionen aufgeteilt. Durch das Klicken auf die jeweilige Sektion wird diese dementsprechend auf- bzw. zugerollt. Auf der rechten Seite dieser Sektionen hat der User die Möglichkeit Informationen zu bearbeiten und zu vervollständigen. Das Bearbeiten hängt von den Rechten des jeweiligen Users ab. Die Rechtevergabe wird im Backendbereich durch den Admin eingestellt.

Im oberen Bereich dieser Ansicht können diverse Dateien bei den Uploads gespeichert werden. Der grüne oder rote Punkt oberhalb der Uploads zeigt an ob die Anfrage momentan „aktiv“ oder „inaktiv“ ist.

Eine Eingabe von Tags bzgl. Kompetenzen, Tools und Sprachen ist bei Anfrage-Gruppen nicht möglich, da eine Anfrage-Gruppe aus einzelnen Anfragen besteht, die im Rahmen eines Werkvertrags (Anfrage-Gruppe) zusammengefasst sind. Anfrage-Gruppen werden optisch differenziert dargestellt und können selbst einer übergeordneten Gruppe zugeordnet werden.

Uploads

Alle zugehörigen Dokumente einer Anfrage-Gruppe können als Anhang gespeichert werden. In dieser Leiste befindet sich auch links die Anzahl der gesuchten Profile für diese Anfrage-Gruppe.

Eckdaten

In dieser Sektion kann der Anfrage-Gruppe zunächst eine Bezeichnung zugewiesen werden. Der Name des Erstellers wird zunächst als zuständiger User übernommen, kann aber manuell geändert werden, sofern es die Rechte erlauben. Der dazugehörige Kundenkontakt kann per Autocomplete eingefügt werden, sofern dieser bereits angelegt wurde. Die Daten werden dann automatisch in die Felder der Anfrage übernommen. Zusätzliche Infos über den Startzeitpunkt bzw. Standort können auch unter Eckdaten gespeichert werden.

Overview

In dieser Sektion findet der User eine Übersicht der zugeordneten Untergruppen sowie Einzel-Anfragen. Die Übersicht beinhaltet u.a. einige Eckdaten bzgl. dem aktuellen Status bzw. den Stand der Besetzung der einzelnen Anfragen.

Vollständige Informationen einer Anfrage sind in dieser Ansicht in Sektionen aufgeteilt. Durch das Klicken auf die jeweilige Sektion (Eckdaten, Qualifikationen/Aufgaben, …) wird diese dementsprechend auf- bzw. zugerollt. Auf der rechten Seite dieser Sektionen hat der User die Möglichkeit Informationen zu bearbeiten und zu vervollständigen. Das Bearbeiten der Anfragen hängt von den Rechten des jeweiligen Users ab. Die Rechtevergabe wird im Backendbereich durch den Admin eingestellt.

Im oberen Bereich dieser Ansicht können diverse Dateien bei den Uploads gespeichert werden. Der grüne oder rote Punkt oberhalb der Uploads zeigt an ob die Anfrage momentan „aktiv“ oder „inaktiv“ ist.

Ist die Anfrage mit einer Stellenanzeige verlinkt, so wird ein entsprechendes Symbol neben dem Feld „Anzahl“ angezeigt. Beim Klick auf das Symbol gelangt der User direkt zu der entsprechenden Stellenanzeige. Dabei kann das Symbol unterschiedliche Farben darstellen (Gelb: Stellenanzeige „Pending bzw. Wartend“, Rot: Stellenanzeige „Offline“, Grün: Stellenanzeige „Online“)

Uploads

Unter Uploads können alle gängigen Formate wie .doc, .docx, .pdf, .rtf, html, … hochgeladen werden. Durch den Scan-button können einzelne oder alle hochgeladenen Dokumente durch das System automatisch nach relevanten Keywords „Tags“ durchsucht werden. Die Tags werden dann automatisch in die entsprechende Felder Sprachen, Kompetenzen, Tools und Unternehmen übernommen.

Eckdaten

In dieser Sektion kann der Anfrage zunächst eine Bezeichnung zugewiesen werden. Der Name des Erstellers wird zunächst als zuständiger User übernommen, kann aber manuell geändert werden. Der dazugehörige Kundenkontakt kann per Autocomplete eingefügt werden, sofern dieser bereits angelegt wurde. Die Daten werden dann automatisch in die Felder der Anfrage übernommen. Zusätzliche Infos über den Startzeitpunkt bzw. Standort können auch unter Eckdaten gespeichert werden.

 Qualifikationen / Aufgaben

Die Qualifikationen stellen eine Zusammenfassung der für die Anfrage erfolrderlichen Kenntnisse wie z.B. Kompetenzen, Tools, Sprachen, … dar und können dementsprechend gewichtet werden. Die Sprachkenntnisse, Kompetenzen und Tools werden per Autocomplete aus dem Kompetenzkatalog eingegeben. Ist ein Keyword „Tag“ nicht vorhanden, kann dieser durch den User eingegeben und mit der Enter-Taste bestätigt werden. Nach dem Speichern werden dieses Keywords „Tags“ erstellt und gleichzeitig in den Kompetenzkatalog aufgenommen. Die Eingabe von neuen Keywords „Tags“ hängt von den jeweiligen Rechten des Users ab.

In der Grundeinstellung sind alle Keywords „Tags“ auf Basis eingestellt, d.h. Kenntnisse sind vorhanden. Durch das Klicken auf den jeweiligen Tag wird dieser halb bzw. durch das nochmalige Klicken ganz ausgefüllt. Bei Profilen stellt dies den jeweiligen Kenntnisstand fest (z.B. Grundkenntnisse, gute Kenntnisse oder Experte). Durch unterschiedliche Schriftgrößen sind Kenntnisgrade der Profile leicht erkennbar. Die Größe der Schriften und die Gewichtung kann vom Admin im Backendbereich individuell eingestellt werden.

Die Ausbildung bzw. Fachrichtung kann angegeben werden, wenn zwingend ein bestimmter Abschluss gefordert ist. Die Beschreibung wird über den Editor eingegeben und kann dementsprechend formatiert werden. Eine genauere Beschreibung kann nicht nur anderen Usern dienen, sondern auch der Personalabteilung für eventuelle Stellenausschreibungen. Auch hier gibt es die Möglichkeit, den eingegebenen Text nach relevanten Keywords (Tags) zu durchsuchen (durch Klick auf die „Lupe“ im Editor).

Infobox

Auswahl-Matching

Diese Sektion ist in Teilabschnitten aufgeteilt, die einen krzen Überblick darstellen. Bereits deaktivierte bzw. nicht mehr zur Verfügung stehende Profile werden in diesen Bereichen farblich differenziert (in Rot) aufgelistet. Das Auto-Matching berücksichtigt nur aktive Profile.

Auto-Matching

Das System durchsucht alle aktiven Profile in der Datenbank und listet Profile auf, die zu den Anforderungen der Anfrage am besten matchen. Dabei werden die eingegebenen Kriterien, wie z.B. Kompetenzen, Tools, Sprachen sowie Mobilität berücksichtigt. Die Liste aktualisiert sich automatisch bei Veränderungen der geforderten Kriterien.

Entsprechende Profile können ausgesucht oder ausgeschlossen werden. Ausgeschlossene Profile befinden sich weiterhin unter „ Ausgeschlossene Profile “ und können jederzeit wieder rückgängig in die Auto-Matching-Ebene verschoben werden (restore).

Der User hat ebenfalls die Möglichkeit auf „Suche in Profilen“ zu klicken. Hierbei werden die gesuchten Qualifikationen der Anfrage in den Profil-Filter eingefügt. Somit kann der User eine angepasste Suche in den Profilen starten und die Suchkriterien anpassen und verfeinern. Auch die Möglichkeit zum Aussuchen bzw. Ausschließen ist in dieser Ansicht gegeben.

Vorgeschlagene Profile:
Profile, die durch andere User (nicht zuständig für die Anfrage) für diese Anfrage vorgeschlagen werden.

Ausgesuchte Profile:
Profile, die der User (zuständig für diese Anfrage) selbst für diese Anfrage ausgesucht hat.

Angebotene Profile:
Profile, die bereits an einen ausgesuchten Kundenkontakt verschickt wurden. Diese Information befindet sich zusätzlich in detaillierter Form in der Infobox. Angebotene Profile können nur durch das Löschen des Eintrages in der Infobox aus diesem Teilabschnitt wieder entfernt werden.

Besetzt:
Die „Auswahl-Matching“ Sektion der Anfragen kann um eine weitere Auswahl-Ebene erweitert werden. Hier werden alle Profile aufgelistet, die die Anfrage besetzt haben (z.B. für diese Anfrage vermittelt wurden). Die Freischaltung dieser zusätzlichen Ebene kann durch den Admin im Backendbereich erfolgen.

Anzeigen / Sortierung / Anzahl

Anzeigen (Einstellung wird gespeichert)

Alle: Sämtliche Anfragen und Anfrage-Gruppen werden angezeigt.
Gruppen: Nur Anfrage-Gruppen werden angezeigt (inkl. Untergruppen).
Anfragen: Nur einzelne Anfragen werden angezeigt.
Main: Nur übergeordnete Anfragen und Anfrage-Gruppen werden angezeigt.

Sortierung

Neueste: listet alle zuletzt angelegten Anfragen oder Anfrage-Gruppen.
Projektstart: sortiert Anfragen oder Anfrage-Gruppen nach Projektstart
Alphabetisch: sortiert Anfragen oder Anfrage-Gruppen alphabetisch
Covering: zeigt die prozentuale Abdeckung der gesuchten Stichwörter mit der jeweiligen Anfrage an. Die Anzeige wird erst beim Filtern nach den genannten Kriterien sichtbar.

Anfragen/Seite (Einstellung wird gespeichert)

Der User hat die Möglichkeit die Anzahl der angezeigten Anfragen pro Seite festzulegen. Diese Einstellung wird automatisch gespeichert.

Listenansicht (Shortview)

Die Listenansicht gibt dem User eine erste Zusammenfassung mit den wichtigsten Informationen für Anfrage. Die Mouseover-Funktion (die Maus kurz auf die jeweilige Zeile halten) ermöglicht die Einsicht weiterer Informationen. Die Checkbox (neben der Bezeichnung) erlaubt die Auswahl der Anfragen, um bestimmte Aktionen aus der Toolbox durchzuführen.

Die Listenansicht besteht aus drei Spalten:

Linke Spalte:
Allgemeine Informationen, wie z.B. Startdatum, Standort, Kunde sowie der zuständige User.

Mittlere Spalte:
Die mittlere Spalte gibt Auskunft über die Anforderungen bzgl. der gesuchten Kompetenzen, Tools, Sprachen und Ausbildung. Hier kann der Status der jeweiligen Anfrage geändert werden.

Rechte Spalte:
In der rechten Spalte sind alle Informationen über die letzten Aktionen (Historie) chronologisch aufgelistet. Auch hier ermöglicht die Mouseover-Funktion die Einsicht weiterer Informationen innerhalb des jeweiligen Eintrags. Über der rechten Spalte befinden sich weitere, prozessbezogene Informationen, die per Mouseover abgefragt werden können:

Vorgeschlagen: gibt eine Übersicht aller Profile, die für diese Anfrage vorgeschlagen wurden.
Ausgesucht: gibt eine Übersicht aller Profile, die für diese Anfrage ausgesucht wurden.
Prozess: zeigt den jeweilig letzten prozessbezogenen Profil-Status (durchgeführte Aktionen) in Bezug zu der jeweiligen Anfrage. Die hier involvierten Aktionen können vom Admin im Backendbereich frei definiert werden.

Sobald der Qualifikationen-Filter benutzt wurde, stellt sich diese Sortierung auf:

Covering: zeigt die prozentuale Abdeckung der gesuchten Stichwörter mir der jeweiligen Anfrage an.
Matching: zeigt wieviel Prozent der gesuchten Stichwörter in der jeweiligen Anfrage gefunden wurde.

Der Filter erlaubt eine präzise Suche innerhalb der Anfragen-Datenbank. Die geographische Suche wird über Bundesländer abgewickelt, um ein breiteres Spektrum zu ermöglichen. Das Feld „Zugehörigkeit“ ermöglicht die Suche nach Anfragen von einem bestimmten User.

Qualifikationen Filter

Eine Suche nach bestimmten Qualifikationen wie z.B. Kompetenzen, Tools oder Sprachen kann in diesem Bereich verfeinert werden. Die automatische Vervollständigung „Autocomplete“ der gesuchten Keywords „Tags“ erleichtert die Eingabe. Dabei werden bei Eingabe der Tags auch Synonyme, unterschiedliche Schreibweisen sowie Sprachen berücksichtigt.

Aktionen Filter

In diesem Filterbereich kann der User nach bestimmten Prozesseinträgen „Aktionen“ sowie deren Validität filtern. Eine Aktion beschreibt hierbei den jeweiligen Prozesseintrag (z.B. Profil angeboten). Der User kann z.B. nach Anfragen filtern, für die in einem bestimmten Zeitraum ein Profil angeboten wurde.

Einzelne Anfragen (Suchanfragen der Kunden) sowie Anfrage-Gruppen können unter dem Menüpunkt Anfragen angelegt werden. Jede Anfrage kann einem Kundenkontakt zugeordnet werden. Anfragen können priorisiert und nach Bedarf aktiviert bzw. deaktiviert werden. Zur Abbildung von Arbeitspaketen können einzelne Anfragen einer Gruppe zugeordnet werden. Dies ermöglicht die Abbildung von Werksverträgen.